KI-Protokolle für Schweizer Architekturbüros: Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen, SIA-Konformität

In einem typischen Schweizer Architekturbüro gehen pro Mandat 30–50 protokollpflichtige Sitzungen ins Land: Bauherrenmeetings, Baustellensitzungen, Submissionsbesprechungen, Behördentermine, Plansitzungen mit Ingenieuren, Mängel-Abnahmen. Nach SIA-Norm 102/103 sind viele davon mit nachvollziehbaren Protokollen zu dokumentieren. In der Realität wird ein Grossteil dieser Arbeit am Abend oder am Wochenende nachgeschrieben.

Suisse Notes übernimmt diese Arbeit – mit Schweizerdeutsch-Unterstützung, SIA-konformen Vorlagen und Schweizer Datenschutz.

Welche Sitzungstypen besonders profitieren

Bauherrenmeetings

Das wichtigste Protokoll im Projekt – und das zeitkritischste. Beschlüsse über Mehrkosten, Bemusterungsentscheide, Termine, Schnittstellen. Nach SIA 118 oft mit Verbindlichkeit für spätere Abrechnungen.

Mit Suisse Notes Pro auf dem Sitzungstisch: 4 Mikrofone mit Beamforming, Sprecher-Erkennung, Schweizerdeutsch nativ. Das Protokoll ist 5 Minuten nach Sitzungsende fertig – in Ihrer Bürovorlage, mit Traktanden, Beschlüssen, Pendenzen und Verantwortlichkeiten.

Baustellensitzungen

Auf der Baustelle reden Bauleiter, Polier, Unternehmer und Ingenieur in Mundart – schnell, oft mit Hintergrundlärm. Klassische Apps versagen hier doppelt: an der Akustik und an der Sprache.

Suisse Notes Pin am Helm oder am Kragen erfasst auch laute Umgebungen dank Beamforming. Audio bleibt verschlüsselt, wird auf Schweizer Servern verarbeitet, das fertige Protokoll erscheint mit Mängelliste, Termin-Status und Foto-Verweisen.

Submissionsbesprechungen und Vergaben

Bei öffentlichen Aufträgen ist die Nachvollziehbarkeit nach BöB/IVöB rechtlich relevant. Wer hat was gesagt, wann wurde welcher Beschluss gefasst, wer hat opponiert. Suisse Notes erstellt verifizierbare, signierte Protokolle mit Zeitstempel und Sprecherzuordnung – auf Wunsch mit Verweis auf die Audio-Sequenz (rechtssichere Nachvollziehbarkeit).

Behördentermine

Baugesuchsbesprechungen mit der Gemeindebauverwaltung, BAFU-, kantonale Hochbauamt-Termine. Hier reden Beamte in lokaler Mundart, oft mit kantonalem Fachvokabular ("Ausnützungsziffer", "Grenzabstand", "Lärmempfindlichkeitsstufe", "Mehrwertabgabe"). Suisse Notes lernt das Vokabular Ihres Büros und der häufigsten Behördenpartner.

Bemusterungstermine

Bei Bemusterungen (Materialien, Oberflächen, Sanitärobjekte, Beläge) entstehen viele kleine Beschlüsse, die später für die Werkverträge relevant werden. Suisse Notes Pin am Kragen, Foto mit der Handy-Kamera – Suisse Notes verknüpft Bild und Audio automatisch zu einem Bemusterungs-Eintrag.

SIA-konforme Dokumentvorlagen

Das Dokument-Studio enthält vorbereitete Vorlagen für Schweizer Architekturbüros:

• Sitzungsprotokoll SIA 102: Traktanden, Beschlüsse, Pendenzen mit Termin/Verantwortlich
• Baustellenprotokoll SIA 118: Anwesende, Wetter, Arbeiten, Mängel, Pendenzen, nächster Termin
• Bemusterungsprotokoll: Bauteil, Variante, Preis, Entscheid, Verantwortlich
• Bauabnahme-Protokoll: Bauteil, Status, Mängel, Frist, Verantwortlich
• Bauherrenentscheid: Sachverhalt, Variante A/B/C, Empfehlung, Beschluss, Folgekosten

Sie können diese Vorlagen mit Ihrem Bürobranding (Logo, Farben, Schriften) anpassen – einmalig einrichten, danach füllt die KI sie automatisch.

Schweizerdeutsch auf der Baustelle

In keiner anderen Branche wird so konsequent Mundart gesprochen wie auf Schweizer Baustellen. Vom Polier aus dem Aargau bis zum Bauleiter aus Visp – Hochdeutsch ist Ausnahme, nicht Regel. Suisse Notes erkennt alle wichtigen Schweizer Dialekte und liefert sauberes Hochdeutsch im Protokoll.

Branchen-Vokabular ist vortrainiert: "Mauerlatte", "Sturz", "Querkraft", "Schrägverbundbauweise", "Sickerschacht", "Umgebungsgestaltung" – aber auch regionale Begriffe wie "Schopf", "Hocker", "Lavor".

Datenschutz für Bauprojekte

Bauprojekte enthalten oft sensible Daten: Bauherren-Vermögensverhältnisse, Mietverträge, Vermessungsdaten, Statik-Berechnungen mit Sicherheitsrelevanz. Speziell bei öffentlichen Bauten (Gemeindehäuser, Schulen, Spitäler) gilt der Geheimhaltungsbedarf besonders hoch.

Suisse Notes verarbeitet alles auf Schweizer Servern, nDSG-konform, ISO 27001. Zugriffsbäume sorgen dafür, dass externe Bauleiter nicht in interne Mandats-Protokolle sehen können.

Welche Geräte für welches Setup

• Suisse Notes Pro auf dem Sitzungstisch im Büro – Bauherrenmeetings, Plansitzungen
• Suisse Notes Pin am Bauhelm oder Kragen – Baustellensitzungen, Bemusterungen, Behördenbegehungen
• Suisse Notes Max im Sitzungszimmer für grosse Bauherrenrunden – bis 12 Personen
• Suisse Notes Desk im Büro für Telefonate mit Bauherren und Unternehmern

Integration mit Architektensoftware

API-Anbindung an die häufigsten Schweizer Bauadministrations- und Plansysteme:

• Bauadministration: Sorba, BRZ, Allplan Bimplus
• CAD/BIM: Allplan, ArchiCAD, Vectorworks – Protokolle werden direkt am Projekt verlinkt
• Projektablage: SharePoint, Confluence, MS Teams Channel-Files
• Mängelmanagement: Plan.One, Capmo, BauApp

Was Sie damit gewinnen

Eine 8-köpfige Architekturbüro mit 15 aktiven Mandaten:

• Vorher: 8–12 h/Woche Protokollnachschrift, oft am Wochenende
• Mit Suisse Notes: 1–2 h/Woche Reviewing der KI-Protokolle
• Differenz: 30+ Stunden pro Woche frei für Entwurfsarbeit und Akquisition

Plus: Bauherren erhalten Protokolle innerhalb von 24 Stunden statt nach einer Woche. Das wirkt – und wird in Empfehlungen sichtbar.

Erste Schritte

1. Pilot mit einem Mandat: Suisse Notes Pro für 4 Wochen testen, alle Sitzungen aufzeichnen 2. Eigene Vorlagen importieren: Bürospezifische Sitzungsprotokoll-Word-Datei hochladen 3. Sprachen/Dialekte konfigurieren: Bauleiter-Region und Standardvokabular einrichten 4. Workflow-Integration: API-Anbindung an Ihr CAD/Projektablage-System 5. Skalierung: Pin für Bauleiter, Pro für Bürositze, Max für Bauherrenrunden

Fazit

Architekten verbringen zu viel Zeit mit Protokollarbeit, die KI heute besser kann. Suisse Notes ist das einzige System mit Schweizerdeutsch nativ, SIA-konformen Vorlagen und Schweizer Datenschutz – die Kombination, die ein professionelles Architekturbüro 2026 braucht.